英雄无敌 发表于 2016-1-30 23:07:25

怎样写一封得体的电子邮件?

整理了一些关于商务事务邮件的干货

首先要站在对方的角度想想,他会怎么看这封邮件。
把有价值的信息精炼出来,用语尽量简短,让收件人对你邮件的目的一目了然。

下面上干货,以189邮箱为例:

1.邮件主题(Email Subject)
—不要空白标题,这看起来是很没有礼貌的,并且会让人觉得这封邮
件不重要。
—主题要明确简洁,并且与邮件内容相关。
—切勿复杂冗长,或者一长串的转发。
—适当加上一些标点符号,强调该邮件的重要性。
—在主题中使用公司名称,或使用能够引起识别作用的名称,增加邮件打开率。
—不要使用敏感的词语吸引对方打开邮件,这让邮件看起来更像垃圾邮件。

举个栗子:
http://i8.tietuku.com/3c9095027530f95d.png

2.称呼、问候
—在邮件中称呼收件人的姓名,可令对方感觉到友好,也可令对方明确知道这封邮件是面向
他的。
—只知道收件人的性别或身份时,可以使用“xx先生/小姐/女士”或者“xx经理/总/
董”等等。
—礼多人不怪,邮件开头最起码要写个“您好”,结尾时“祝您顺利”之类的寒暄语也是必
不可少的。

3.邮件正文
—直奔主题,不宜过多寒暄,篇幅不宜过长,阐述清楚即可。如果内容过多,正文可做简要
介绍,然后附上明细附件。
—语气、措辞要注意,尽量使用正式用语,尽量使用简单的词语和语句,如果涉及到专业用
语,要做注释。另外,选用一些比较利于阅读的字体和设置适宜的字体大小。
—注意正文条理性,对要阐述的内容可以分点列表或整理成表格。排版整洁明了,不会造成
视觉疲劳,阅读疲劳。
—发送邮件之前,一定要检查清楚,要知道,事后发个“更正版”“补充版”多少都令人有
点反感。
—对重要信息加上强调,如加粗等。

举个栗子:
http://i8.tietuku.com/ac02c95e35807d43.png

4.附件
—如果夹带附件,一定要在邮件正文加以说明附件内容,提醒收件人查收。
—附件较多时,建议压缩成一个文件,命名要说明附件内的内容。
—附件个数不宜过多,一般不宜超过4个。

5.结束语
—如果可以提供更好的选择,在结尾处应提出。
如:如有疑问,请及时联系我,以下的是我的联系方式xxxxxx
—对结果有好的期盼
如:希望我们达成合作
—表示自己诚恳的态度
如:感谢您的抽空洽谈

6.签名
—签名档应包括的信息有:姓名、职务、公司、电话、传真、地址。
—不要只使用一个签名档,根据不同的收件人,可以设置相对应适宜的签名档。
—签名档的字体应该小一些。
http://i8.tietuku.com/8a1c006b857e9f04.png
7.回复邮件
—回复邮件要及时,针对问题回复,避免反复交流,浪费资源。建议下载一个邮箱手机客户
端,以便及时查看邮件。
—如果针对同一个问题回复已经超过三次以上,此时应该改为电话交流或者面对面交流等方
式。
—为了避免无谓的回复,在文末可以加上“无需回复”等字样。
http://i8.tietuku.com/c56cb43f53462c8a.png
8.发送、抄送、密送
—TO:收件人,受理该邮件涉及的问题,需对邮件予以回复。
—CC:抄送人,抄送人只需对此邮件保持知情,没有必须回复的义务。
—BCC:密送人,收件人不知道你也发送给了BCC,这个应用在非常的场合上。
—不要乱群发,占用资源,也不利于自己的形象。

9.注意
—所有的邮件都要重复审查之后再发出
—转发之前,确保转发涉及的人都是需要对此信息知情的。
—对重要邮件要小心谨慎,特别是涉及机密的,一旦泄露出去,后果很严重。

Guo育梅 发表于 2016-1-31 13:42:45

写邮箱总有些小细节没注意。

art胱丽 发表于 2016-1-31 13:43:43

电子邮件有时挺烦人的,垃圾信息大多了

咕叽和雅 发表于 2016-1-31 13:44:42

以前一直写不好邮箱,谢谢小编。

泪婧榕 发表于 2016-1-31 13:45:45

挺实用的东西,值得拥有

Miia泽瑛 发表于 2016-1-31 13:46:40

希望楼主以后多发点这种干货
页: [1] 2 3 4
查看完整版本: 怎样写一封得体的电子邮件?